Mielőtt választ adnánk a kérdésre, fontos meghatározni mindkét fogalmat. Az alap kategóriába tartozó berendezések csakis nyomtatásra alkalmasak, és ide sorolhatjuk a tintasugaras és a lézeres nyomtatókat. 
A multifunkciós nyomtató, amint az a nevében is benne van, egyszerre több funkciót is ellát: ide tartozik a szkennelés, nyomtatás, fénymásolás és faxolás.
Azt, hogy kinek melyikre van szüksége, mindenki el kell döntse saját magának, ugyanis a rendeltetés összefügg azzal, hogy milyen célra keres nyomtatót.
Aki otthon szeretne néha nyomtatni, és tudja magáról, hogy ezen a funkción kívűl nem igazán lesz szüksége másra, annak természetesen nem ajánljuk, hogy pénzt költsön a multifunkciósra, mert nem fogja kihasználni.
A sima nyomtatók tökéletesen megfelelnek arra, hogy nagyobb mennyiségű dokumentumokat vagy képeket nyomtasson, akár színesben, akár fekete-fehérben.
Ha azonban egy irodába szeretne vásárolni egy ilyen berendezést, akkor ajánlatosabb a multifunkciósban gondolkodni, mivel az irodai élet során biztosan szüksége lesz a faxra és a szkennerre is, arról nem is beszélve, hogy a fénymásolás elengedhetetlen.
Ezért kár lenne 4 különböző géppel foglalni a helyet, hiszen egy nagyobb berendezés mind a 4 funkciót biztosítani tudja.
A kezelésük is egyszerű, és nagyon jól bírják a strapát. Ha pedig a túlzott használat miatt esetleg elromlik vagy meghibásodik egy bizonyos részük, akkor sem kell megijedni, mert ezeket a nyomtatókat nagyon jól meg lehet javítani, ha a megfelelő szakember kezeire bízza.
Nem kell egyből azon gondolkodni, hogy egy vagyont adjon ki egy újra, mert felesleges. A megjavított nyomtatók további hosszú időn át fognak remekül működni.